تلفنخانه (Operator)

 تلفنخانه (Operator): واحد تلفنخانه هتل امور پاسخگویی به تلفن ها و ارتباطات اداری هتل و مهمانان را به عهده دارد. از دیگر وظایف تلفنخانه محاسبه هزینه تلفن ها و پیگیری زنگ بیداری با تلفن مهمانان Wake Up Call می باشد. بکارگیری سیستم های کامپیوتری ارائه خدمات این واحد را با دقت و سهولت بیشتری امکان پذیر ساخته است. کلید ها و علائم هشدار دهنده اعلام آتش سوزی و تلفن اضطراری کابین آسانسورها معمولا در واحد تلفنخانه هتل نصب تا در مواقع اضطراری این واحد بتواند سریعا با مسئولین مربوطه تماس و وضعیت اضطراری را اعلام نماید.

روند پاسخگویی به تلفنها

پاسخگویی به تلفنها از فعالیت های ارتباطی است که کارمندان بخش فرانت آفیس همه روزه با آن سرو کار دارند. هنگام پاسخگویی به تلفنها باید اثرگذاری انتقال پیامها و مطمئن شدن از اینکه پیام ها واضح و کامل فرستاده یا دریافت می شوند را در نظر داشت. توجه داشته باشید هنگام مبادله پیام ممکن است مشکلاتی به وجود آید. یکی از واحد های زیر مجموعه فرانت آفیس واحد مخابرات یا تلفنخانه می باشد که مسائل مربوط به پاسخگویی به تلفن های هتل، محاسبه هزینه تلفن های هتل، دریافت پیام ها، ارسال و دریافت نمابر و پیگیری زنگ بیداری مهمانان با تلفن را به عهده دارد. ولی به طور عموم کلیه کارمندان بخش فرانت آفیس باید در موارد یاد شده آموزش های مربوطه را فرا گیرند چون استفاده و کاربرد تلفن و مخابرات در هتل جنبه عمومی و همگانی دارند. تلفن یک وسیله ارتباطی سریع، مطمئن و کم هزینه در انتقال پیام ها می باشد.

برگرفته از کتاب اصول پذیرش مهمان در هتل (فرانت آفیس) تالیف امیر سعید حاجی حسینی