یک روز از زندگی من به عنوان مدیر فرانت آفیس 12:00 تا 1:00 بعد از ظهر

ظهر – 12:30

نهار ( این یک کار متداول در این زمان نمی باشد.)

12:30 تا 2:00 بعد از ظهر

رسیدگی به ایمیل ها و ایمیل های صوتی (ما بین انجام باقی کارها)

12:40 تا 1:00 بعد از ظهر

همکار X از حضور در شیفت عصر انصراف می دهد. امکان دارد که یک شیفت شلوغ در پیش باشد، بنابراین نیاز دارم هر چه زودتر یک جایگزین برای وی پیدا کنم. همکار Y پیشنهاد می دهد که می تواند کمی بیشتر از شیفت خود بماند. من با حسابرس شیفت شب نیز تماس میگیرم و او موافق است که زودتر در محل کار حاضر شود. شیفت پوشش داده شد.

Noon–12:30 P.M.

Lunch (this is not a regular occurrence).

12:30–2:00 P.M.

Catching up with emails and voice mails (between other things).

12:40–1:00 P.M.

Associate X calls off for the evening shift. It will be a busy evening, so I need to find a replacement soon. Associate Y offers to stay a little longer. I call the night auditor, and he agrees to come in early. The shift is covered.

http://hotelmule.com/forum/index.php

---

 مطالب مرتبط: استاد ببخشید!* ظاهر و نمای کارکنان حرفه ای بخش فرانت آفیس* تلفنخانه (Operator)* شیوه دریافت تلفن در هتل* چارت سازمان فرانت آفیس* وظایف مدیر فرانت آفیس در Answers.com* تعریف فرانت آفیس از نگاه امیر سعید حاجی حسینی* تعریف شغل مدیریت فرانت آفیس در eHow.com* یک روز از زندگی من به عنوان مدیر فرانت آفیس - 7:00 تا 8:00 صبح* یک روز از زندگی من به عنوان مدیر فرانت آفیس - 8:00 تا 9:00 صبح* نمونه رجیستر کارت (کارت پذیرش)* یک روز از زندگی من به عنوان مدیر فرانت آفیس 9:00 تا 10:00 صبح* یک روز از زندگی من به عنوان مدیر فرانت آفیس 10:00 تا 10:15 صبح* درب اتاق در حال نظافت توسط خانه دار باید باز باشد یا بسته؟*یک روز از زندگی من به عنوان مدیر فرانت آفیس 12:00 تا 1:00 بعد از ظهر*

یک روز از زندگی من به عنوان مدیر فرانت آفیس 10:00 تا 10:15 صبح

ساعت 10 تا 10:15 صبح

آقای Y که از مهمانان معمول هتل می باشند، در مورد اقامت خود در هتل درخواستی دارند. اجاره اتاق به نرخ درخواستی ایشان مقدور نمی باشد و ایشان نمی خواهند نرخ مورد نظر را که به طور قابل ملاحظه ای بیشتر از نرخ درخواستی ایشان می باشد، پرداخت نمایند. پس از گفتگوی من با آقای Y در مورد یک نرخ میانگین به توافق رسیدیم ( بسیار مهم است که هتل شما اینچنین نرخ های تضمین شده ای را برا اجاره داشته باشد.) و به ایشان در مورد نرخ مورد توافق ضمانت دادم و مدت اقامت ایشان در هتل را افزایش دادم.

10:00–10:15 A.M.

Mr.Y, a repeat customer, calls inquiring about his next stay. His usual rate is not available and he does not want to pay the available rate, which is significantly higher. I negotiate with Mr.Y, and we agree on the regular rate (important if your company has a best rate guarantee); in addition I guarantee him an upgrade for his upcoming stay.

http://hotelmule.com/forum/index.php

یک روز از زندگی من به عنوان مدیر فرانت آفیس 9:00 تا 10:00 صبح

9:00 – 9:15 قبل از ظهر

ملاقات صبح هنگام با مدیران. این یک ملاقات روزانه است که در مورد روز گذشته، اتفاقات متداول روزانه، مهمانان VIP ، مهمانان معمولی هتل و هر خبر مربوط به مدیرت مجموعه مانند برنامه زمانبندی تورها، بازتاب رسانه ای و مدیریت های مربوط به خارج از مجموعه و غیره در آن بحث می شود.

9:00 صبح تا نیمروز

انجام وظیفه در لابی به همراه همکاران. سلام و خوش آمد گویی به مهمانان معمول و دائمی که معمولا آن را سفیر لابی بودن، می نامیم. من همچنین زمان های استراحت پراکنده مربوط به همکاران Front Desk را پوشش می دهم تا همواره از عملکرد مطلوب پرسنل اطمینان داشته باشم. اطمینان از استراحت های بین زمان کار همکاران بسیار مهم است و یک قانون است.

9:00–9:15 A.M.
Morning meeting with all the managers.This is the daily meeting where we discuss the previous day, the current day’s events, VIPs, special guests, repeat customers, and any announcements pertaining to the overall operation (scheduled site tours, media appearances, managers out of the office,
etc.).

9:15 A.M.–noon

Work in the lobby with the associates. Meet and greet our regular guests and help out at the bell stand. This is what we call being the lobby ambassador. I also cover the breaks for the front desk associates to ensure proper staffing at all times. Ensuring your associates take breaks is important—and the law.

http://hotelmule.com/forum/index.php

یک روز از زندگی من به عنوان مدیر فرانت آفیس - 8:00 تا 9:00 صبح

8:00 – 9:00 صبح

چک کردن ایمیل ها و پیغام های صوتی و سعی در پاسخگویی منظم به آن ها ( بسیار چالش برانگیز).

8:20 صبح

شکایت آقای X از صبحانه روم سرویس به پذیرش و تقاضای صحبت با یک مدیر مسئول.

من با آقای X ملاقات کردم و به موضوع اهمیت دادم. بعد از گفتگو، من برای اطمینان از صحت موضوع مطرح شده، این مسئله را به همراه کارمند مسئول روم سرویس و مدیر بخش اغذیه و نوشابه پیگیری کردم. من دوباره گوشزد کردم که این اتفاق در پیشینه ارتباط مشتری ما رخ داده است، بنابراین آقای  X در بازگشت دوباره به هتل این اتفاق را تجربه نکرد.

شما بهتر است که قبل از ساعت 9 صبح با مدیر شیفت شب صحبت کنید و تمامی دفترچه های گزارش و یادداشت مربوط به بخش فرانت آفیس را مطالعه کنید. تمامی این اطلاعات در ملاقات های معمول بعد از ساعت 9 صبح به شما کمک خواهد کرد.

---

8:00–9:00 A.M.     

Checking emails and voice mails and trying to return them in a timely manner (very challenging).

8:20 A.M.

Mr. X is at the desk complaining about his room service breakfast and wants to talk to a manager.
I meet with Mr. X and take care of the issue. After the conversation, I follow up with the room service staff and the food and beverage manager to ensure the issue has been addressed. I double-check
that the incident is entered into our guest relation database so Mr. X does not experience it again when he returns.

You`d better talk with Night Manager and read all logbooks,Notebooks from FO department before 9 AM,all those information will help you on the meeting usually started at 9 AM

http://hotelmule.com/forum/index.php

یک روز از زندگی من به عنوان مدیر فرانت آفیس - 7:00 تا 8:00 صبح

یک روز از زندگی من به عنوان مدیر فرانت آفیس

این یک نمونه از برنامه کاری روزانه  من به عنوان مدیریت فرانت آفیس می باشد و البته روزها در این شغل هیچگاه شبیه به هم نیستند اما  ذکر این ساعات کاری درک بهتر خواننده از شغل یک مدیر فرانت آفیس را باعث خواهد شد.

7:00 تا 8:00 صبح                                         ورود به آفیس

من در تمامی قسمت ها فرانت آفیس قدم میزنم و به نیروهایم خوش آمد می گویم. مدیریت همراه با سرکشی بسیار مفید است به گونه ای که شما می خواهید  به عنوان مدیر در معرض دید، دسترس و ارتباط  با همکاران خود باشید. و این ارتباط شما با کارکنان کمک می کند که در نیروهای شما اعتماد و روحیه کار تیمی ایجاد شود. این بسیار مهم است که پرسنل شما را راغب به انجام کاری ببینند که شما انتظار انجام آن را از آن ها دارید. گفتگوی شما با پرسنل نشان دهنده علاقه شما به زندگی پرسنل و بها دادن به نتیجه کارهای محول شده به آنهاست. این بهترین فرصت برای بدست آوردن اطلاعات در مورد اتفاقات و مشکلات عصر و شب گذشته است که پیگیری شما را می طلبد.

DAY IN MY LIFE AS A FRONT OFFICE MANAGER

This is a typical schedule as I have experienced it during my time as front office manager.
Of course, days are never the same in this business. However, this timetable should
give the reader a sense of the challenging job of a front office manager:

7:00 A.M.                                          Arrive in the office.

7:00– 8:00 A.M.                                I walk all my areas and wel-come my staff. Managing by walking around is a powerful tool. As a department manager, you want to be visible and accessible to your associates while you are on property (or even if you are off property). Communicating with your staff helps build team spirit and trust. It is important the staff sees that you are always willing to do what you expect them to do.Talking to your staff shows them you are interested in their lives and you value their feedback.This is also a good opportunity to get information about problems from the previous evening and night you need to follow up with.

 http://hotelmule.com/forum/index.php

تعریف شغل مدیریت فرانت آفیس در eHow.com

تعریف شغل مدیریت فرانت آفیس:

یک مدیر فرانت آفیس در قبال رسیدگی به تمام وظایف پرسنل پذیرش مسئول می باشد. او همچنین به عنوان رابط در ارتباطات بین سازمانی عمل می کند که لازمه آن داشتن مهارت های ویژه  ارتباطی و رهبری است.

تحصیلات:

مدیر فرانت آفیس معمولا بایستی دارای مدرک دانشگاهی در رشته های مدیریت و مهمان نوازی باشد. اما می تواند این موقعیت را از پیشرفت تدریجی در سطح های پایین تر مدیریتی بدون تحصیلات رسمی کسب کند.

خصوصیات فردی:

نظارت ویژه، چند کاره بودن، قدرت تصمیم گیری و توانایی مدیریت زمان  از خصوصیات ضروری یک مدیر فرانت آفیس می باشد و نیز همچنین بایستی قدرت رسیدگی به شکایات مهمانان و مشتریان و حل مشکلات را به نحو احسن داشته باشد.

مسئولیت ها:

یک مدیر فرانت آفیس در قبال کلیه امور پذیرش و خدمات مهمانان مسئول می باشد، اموری از قبیل: اطلاعات و راهنمایی مهمان، حمل و نقل و تاکسی به همراه خدمات حمل چمدان ها و وسائل مهمانان. همچنین در مورد مدیریت پرسنل فرانت آفیس مانند آموزش و برنامه ریزی آنان.

حقوق و مزایا:

مدیر فرانت آفیس از خدمات بیمه سلامتی و بازنشستگی برخوردار می باشد و میانگین حقوق مدیران فرانت آفیس در سال 2009 در امریکا بالغ بر 57 هزار دلار در سال بوده است.

توجه:

مدیریت فرانت آفیس میتواند شغلی پر دغدغه در محیطی پر جنب و جوش باشد. مدیر فرانت آفیس  ممکن است ملزم به حاضر بودن در سر کار در زمان های نامنظم و از پیش تعیین نشده باشد و همچنین بایستی  آمادگی حضور در محل کار در مدت زمان کوتاه در مواقع ضروری را داشته باشد.

منبع مطلب و متن اصلی مطلب در ادامه مطلب

ادامه نوشته

چارت سازمان فرانت آفیس

چارت سازمان فرانت آفیس در هتل

مدیر فرانت آفیس

تلفنخانه (Operator)

 

تلفنخانه (Operator)

 تلفنخانه (Operator): واحد تلفنخانه هتل امور پاسخگویی به تلفن ها و ارتباطات اداری هتل و مهمانان را به عهده دارد. از دیگر وظایف تلفنخانه محاسبه هزینه تلفن ها و پیگیری زنگ بیداری با تلفن مهمانان Wake Up Call می باشد. بکارگیری سیستم های کامپیوتری ارائه خدمات این واحد را با دقت و سهولت بیشتری امکان پذیر ساخته است. کلید ها و علائم هشدار دهنده اعلام آتش سوزی و تلفن اضطراری کابین آسانسورها معمولا در واحد تلفنخانه هتل نصب تا در مواقع اضطراری این واحد بتواند سریعا با مسئولین مربوطه تماس و وضعیت اضطراری را اعلام نماید.

روند پاسخگویی به تلفنها

پاسخگویی به تلفنها از فعالیت های ارتباطی است که کارمندان بخش فرانت آفیس همه روزه با آن سرو کار دارند. هنگام پاسخگویی به تلفنها باید اثرگذاری انتقال پیامها و مطمئن شدن از اینکه پیام ها واضح و کامل فرستاده یا دریافت می شوند را در نظر داشت. توجه داشته باشید هنگام مبادله پیام ممکن است مشکلاتی به وجود آید. یکی از واحد های زیر مجموعه فرانت آفیس واحد مخابرات یا تلفنخانه می باشد که مسائل مربوط به پاسخگویی به تلفن های هتل، محاسبه هزینه تلفن های هتل، دریافت پیام ها، ارسال و دریافت نمابر و پیگیری زنگ بیداری مهمانان با تلفن را به عهده دارد. ولی به طور عموم کلیه کارمندان بخش فرانت آفیس باید در موارد یاد شده آموزش های مربوطه را فرا گیرند چون استفاده و کاربرد تلفن و مخابرات در هتل جنبه عمومی و همگانی دارند. تلفن یک وسیله ارتباطی سریع، مطمئن و کم هزینه در انتقال پیام ها می باشد.

برگرفته از کتاب اصول پذیرش مهمان در هتل (فرانت آفیس) تالیف امیر سعید حاجی حسینی